E-mails er blevet et af vores vigtigste kommunikationsmidler. Tilbage i 1971 sendte den amerikanske programmør Ray Tomlinson hos firmaet BBN i Cambridge, Massachusetts, i USA den første e-mail af sted, og han kan næppe have forestillet sig, hvilket omfang det ville få i fremtiden.

I dag bruger vi en stor del af vores arbejdstid – og i nogle tilfælde også fritid – på at læse, skrive og sortere e-mails. Det tager tid fra andre opgaver og koster kvalitetstid med familie og venner. Fylder e-mails for meget i din hverdag? Frigør dig som slave af din indbakke! Læs med og bliv herre over dine e-mails.

Hver dag sendes der på verdensplan 2.943 milliarder e-mails, og det vil stige med 3 pct. per år. Det fremgår af the Radicati Group Email Statistics Report, 2016-2020.

Det er et svimlende tal! Næsten halvdelen af disse mails er naturligvis irriterende spam, reklamemails o.l., men også de uvelkomne mails tæller med i statistikken, ligesom de nemt kan komme til at tælle med i dit eget e-mailregnskab og stjæle din opmærksomhed.

 

 

Gennemsnitsmennesket sender eller modtager ca. 122 e-mails dagligt. E-mails fylder med andre ord rigtig meget på arbejdet for os alle. 66 pct. af arbejdsstyrken har e-mails som deres foretrukne kommunikationsværktøj.

Konsulenthuset McKinsey har desuden opgjort, at administrative medarbejdere i Danmark i gennemsnit bruger 25 pct. af deres arbejdstid på at håndtere e-mails. Det betyder, at vi i gennemsnit tjekker vores indbakke 72 gange på en dag, omkring 9 gange i timen eller ca. hvert 6. minut!

Vi ved også fra undersøgelsen, at 66 pct. af alle e-mails bliver sendt fra mobile enheder. Det betyder samtidig, at e-mails kan læses og sendes, hvor som helst og når som helst det skal være.

I en lignende undersøgelse, som Epinion lavede i juni 2019 for PFA, viste det sig, at 2 ud af 3 tjekker deres arbejdsmails i fritiden, og lige under 20 pct. af os tjekker mails mindst 1 gang i timen – når vi har fri!

 

E-mail indbakkens velkendte ”pling” får alt andet til at gå i stå. Et par klik med musen, og du er klar. Mon det er en vigtig e-mail denne gang? Desværre – det var bare endnu en mail, der sagtens kunne vente til senere. Men nu er du alligevel afbrudt, så du læser den. Og sådan går tiden lige så stille for de fleste.

Din e-mail er med dig overalt. Den er bare et ”pling” på din arbejdscomputer, smartphone og tablet. Og det bliver til mange ”plinger” på en alm. arbejdsdag. Faktisk kan det virke helt umuligt at skulle afsætte et tidspunkt på dagen til at svare dem.

Men … Videnskaben er endnu en gang uomgængelig:

Du skal lukke og slukke for din indbakke, hvis du vil være produktiv på arbejdet, være nærværende med familien og lade op sammen med vennerne.

 

Daniel J. Levitin og Vinod Menon fra McGill University i Canada har bevist, at vores hjerner konstant skifter mellem to tilstande:

• En opgave-positiv tilstand, hvor du fokuserer aktivt på din primære opgave i en given situation.
• En opgave-negativ tilstand, hvor tankerne bare flyver tilfældigt afsted, og du dagdrømmer.

Hvis du zigzagger for meget mellem de to tilstande – f.eks. lige afbryder dit arbejde for at læse en e-mail, så bliver din hjerne simpelthen kørt flad. Det har den uheldige konsekvens, at du bliver rigtig dårlig til begge tilstande. Du bliver aldrig rigtig super produktiv, og du får aldrig rigtig koblet fra. Hvis du f.eks. er i opgave-positiv tilstand og lige bruger 1 min. på at læse en ”pling”-mail, så skal du forvente at bruge op til 20 min. på igen at komme tilbage i den opgave-positive tilstand, hvor du er fuldt fokuseret.

Du har sikkert allerede gættet pointen: Dine konstante ture over i indbakken smadrer simpelthen din evne til at fokusere på en arbejdsopgave.

 

 

I virkeligheden skal e-mail derfor være en specifik og planlagt opgave i din kalender, på din to do-liste eller lignende. På den måde afbryder du ikke konstant dit arbejdsflow. Det handler om at fastholde dit fokus og undgå at zigzagge mellem opgaverne.

Her får du 3 guldkorn til at blive herre over din indbakke og dermed at få mere tid til dine kerneopgaver …

 

Der popper e-mails op overalt. Det stjæler din opmærksomhed. Det får dig til at tjekke e-mails på tidspunkter, hvor du faktisk ikke har tiden til dedikeret at svare dine medarbejdere, kollegaer, samarbejdspartnere, familiemedlemmer eller kunder ordentligt. Har du overhovedet lyst til at svare andre mennesker halvhjertet?

Nej, vel? Så slå alle push notifikationerne fra. Det er både på din smartphone, din tablet og computer.

Fremover tjekker du kun e-mails, når du er dedikeret til at svare dem, får dem sat på din to do-liste eller på anden måde prioriteret til et bestemt tidspunkt. Det handler om fokus på dine vigtigste opgaver.

 

Ligesom du reserverer tid i din kalender til et vigtigt møde eller en frokostaftale, så skal du sætte tid af hver dag til at tjekke dine e-mails. Her gælder det stadig om at holde fokus. Luk alle andre programmer ned.

I den tid, du har sat af til e-mails, må du kun gøre det.

 

Der findes fantastisk mange små værktøjer i mailsystemer, som hjælper dig til at organisere og strukturere din indbakke super effektivt.

Et stærkt princip er en minimal indbakke, hvor du aldrig har e-mails i selve indbakken længere end ét døgn. Du sørger altid for at sætte dem på din to do-liste, få dem besvaret eller på anden måde få dem skippet den rigtige vej videre i systemet. Det giver en ro i indbakken og et mentalt overskud, når der ikke er 1.043 ulæste e-mails, du scroller forbi hver morgen.

• Du kan f.eks. give vigtige mails fra chefen en bestemt farve.
• Du kan lade e-mails med bestemt indhold gå direkte til en særlig mappe, så de slet ikke bliver synlige i indbakken.
• Og så kan du blokere spam og reklamemails, som du ikke selv har bedt om.

 

 

Nu kan det naturligvis virke lidt ironisk at opfordre dig til at tilmelde dig Phoquz Inspiration, så du hver måned – via mail – får besked om nye indlæg ligesom dette. Du kan jo – med rette – mene, at du ikke behøver flere mails i din indbakke efter at have læst dette indlæg.

Men så har du jo faktisk fået noget ud af at læse indlægget her. Og det vil du måske også næste gang. Tilmeld dig Phoquz Inspiration her …